Istruzioni U-Gov Pj per Personale TA

Le seguenti istruzioni sono indirizzate ai referenti amministrativi e riguardano in particolare la creazione in U-Gov Pj di progetti di ricerca

Oltre ai dati generali del progetto, quali nome, acronimo, data di inizio e data di fine, ammontare del finanziamento, ad ogni progetto deve essere associato il corretto schema di finanziamento, che considera le relative regole di rendicontazione: voci di costo, percentuale di finanziamento, associazioni voci Co.An. Inoltre, quando previsti, devono essere indicati i work packages (WP), e il budget deve essere ripartito per voci di costo e per WP.

Infine, devono essere indicate tutte le risorse umane impegnate sul progetto e, se previsti, sui singoli WP. Questo passaggio è fondamentale ai fini della compilazione dei timesheet da parte dei partecipanti: solo il personale correttamente "mappato" sul progetto vedrà la relativa riga nel proprio imesheet in Esse3 e potrà così imputarvi le proprie ore di impegno.

INDICE

Quali informazioni in U-Gov Pj sono rilevanti ai fini dei timesheet su Esse3?

Le informazioni che determinano la visualizzazione dei progetti nei timesheet su esse3 del personale sono:

1. Al tab “Nodo Progetto”

  • Acronimo” e “Nome progetto”, perché sono i dati che identificano la riga del progetto nel relativo timesheet in esse3.
  • Data fine validità”, perché il progetto sarà visibile nel timesheet su Esse3 fino al 31/12 dell’anno di fine validità del progetto.
  • Data inizio attività scientifica” e “Data fine attività scientifica”, perché determinano il periodo in cui è possibile imputare ore al progetto nel relativo timesheet su Esse3.

INDICAZIONE: inserire l'acronomio come da progetto o comunque un acronimo che identifchi chiaramente il progetto per il ricercatore. Se il progetto viene prorogato ufficialmente, va modificata direttamente la “Data fine attività scientifica” e non va inserita una “Data proroga”.

2. Al tab “Risorse umane”

  • Identificativo risorsa umana;
  • Tipo di Ruolo” e spunta “principale” ad almeno un ruolo, perché è obbligatorio;
  • Casella “da rendicontare”, perché solo se questa casella è spuntata la persona visualizza il timesheet del progetto su Esse3;
  • Mappatura risorse (per progetti da rendicontare a livello di WP), perché solo se è mappata su uno o più WP la persona visualizza le relative righe in Ess3 e può imputare ore al relativo progetto.

INDICAZIONE: ogni risorsa umana da rendicontare sul progetto deve essere inserita nella tabella delle risorse. Per ciascuna va scelto il rispettivo ruolo e va messa la spunta alla casella “da rendicontare”. Diversamente, la persona non vede la riga del progetto nel timesheet su Esse3. Inoltre, nel caso di progetti da rendicontare a livello di WP, ciascuna risorsa va “mappata” sui WP su cui è impegnata e deve essere rendicontata, tramite la funzione “Mappataura risorse” che si attiva cliccando sull’icona a bandiera presente alla sinistra del codice della persona.

3. Al tab “WP  e Task”

  • Tipo Attività” e “Codice WP”, perché sono i dati che identificano la riga del WP sotto la riga del progetto nel relativo timesheet su Esse3.

INDICAZIONE: anche se non è fondamentale ai fini dei timesheet, per una corretta e completa impostazione del progetto, utile ai fini della rendicontazione, vanno inseriti tutti i WP del progetto.

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Qual è la differenza tra data di inizio/fine validità e la data di inizio/fine attività?

Le date di inizio/fine validità riguardano la contabilità del progetto: è possibile imputare costi e ricavi al progetto solo all’interno del periodo compreso tra data di inizio e data di fine. Se viene inserita una data di proroga, vale questa come data di fine.

Le date di inizio/fine attività scientifica riguardano invece le attività di progetto: è possibile compialre i timesheet solo all’interno di queste date.

INDICAZIONE: se il progetto viene prorogato ufficialmente, va modificata direttamente la “Data fine attività scientifica” (non va quindi inserita una “Data proroga”).

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Cosa devo inserire nei campi “Data Inizio” e “Data Cessazione” della risorsa umana?

Nel caso di personale non strutturato, devi inserire data inizio e data fine del contratto di assunzione: questo per evitare che la persona imputi ore nel timesheet in un periodo antecedente/successivo alla sua presa/cessazione di servizio.

Queste date rilevano infatti ai fini della visualizzazione del progetto nel timesheet della persona in Esse3.

Nel caso di personale strutturato, non è necessario inserire alcuna data, amenochè la persona non sia prevista sul progetto solo in un determinato periodo, che allora va qui indicato sempre affinchè non imputi ore in un periodo in cui non deve.

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Quale “tipo ruolo progetto” devo assegnare alle risorse?

Sono previsti cinque ruoli:

  • Ricercatore: da associare a tutti i partecipanti di ricerca al progetto, eccetto i casi specifici seguenti.
  • Responsabile scientifico: da associare al responsabile scientifico del progetto. La persona a cui è associato questo ruolo potrà visualizzare e validare in Esse3 i timesheet dei partecipanti.
  • Responsabile amministrativo: da associare al segretario del Dipartimento. Comparirà nei report tra i responsabili.
  • Personale tecnico amministrativo: da associare al personale tecnico amministrativo previsto nel progetto.
  • Supervisore timesheet: da associare alla persona incaricata di fornire assistenza relativa al timesheet in Esse3, affinchè possa visualizzare i timesheet dei partecipanti. Il referente di U-Gov Pj di ateneo Andrea Solieri è mappato in automatico con questo ruolo.

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Devo per forza inserire i WP?

Sì, per i progetti che prevedono la rendicontazione a livello dei WP l'inserimento dei WP è necessario e fondamentale, sia per effettuare la mappatura delle risorse ai fini della compilazione dei timesheet su Esse3, sia per la rendicontazione finale. Ai fini di una corretta gestione del progetto, al tab "WP e Task" devi inserire tutti i WP del progetto, anche quelli che non prevedono attività di Unimore.

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